True:Invoice. Obieg faktur kosztowych

Reguła ustawiona dla spółki przypisuje opis osobie, która zamawiała, a akceptację osobie właściwej dla kwoty. Opisujący widzi fakturę na liście do opisu z najbliższym terminem płatności i oznaczeniem, gdy biuro o coś pyta.

Przypomnienia przychodzą w jednym dziennym zestawieniu na osobę, bez kwot na ekranie powiadomienia, a o przekazaniu sprawy koordynatorce opisujący dowiaduje się wcześniej, z datą.

Karta pokazuje dostawcę, numer, pozycje, kwoty netto, VAT i brutto oraz termin płatności. Opisujący potwierdza, że faktura zgadza się z dostawą, zgłasza niezgodność z powodem albo przekazuje fakturę dalej, jeśli zakup nie był jego.

Opisujący przytrzymuje mikrofon i mówi, na co był zakup i dla kogo; transkrypcja wypełnia pola opisu. Kategorię ze słownika spółki proponuje asystent AI, a propozycję zatwierdza koordynatorka w spółce.

Opis i propozycje asystenta AI zapisują się dopiero po Państwa potwierdzeniu. W przykładzie (dane przykładowe) opis brzmi: „okucia do ławek dla Ogrodów Wzorcowych”.

Przy fakturze widać status VAT dostawcy i wynik sprawdzenia, czy rachunek z faktury jest w wykazie podatników VAT, z datą i godziną sprawdzenia; w dniu płatności sprawdzenie się powtarza. Wykaz podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej; wykaz zawiera status podatnika VAT i numery rachunków rozliczeniowych podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT i pozwala sprawdzić, także automatycznie, czy podmiot jest w wykazie na wybrany dzień. Zakres połączeń ustalamy przy wdrożeniu.

Moduł porównuje też rachunek z poprzednimi fakturami dostawcy, wykrywa duplikaty i pokazuje wynik kontroli z zapisanym zamówieniem albo informację, że zamówienia nie zapisano. Kontrola zgodności z zamówieniem działa razem z modułem True:Note, a faktury operatorów płatności, przewoźników i leasingodawców sprawdza z umową moduł True:Check.

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna; stan prawny na dzień 2026-10-06.

Akceptujący widzi opis i osobę, która go dodała, kwotę, termin i wynik sprawdzeń. Akceptację potwierdza kodem PIN albo blokadą ekranu; odrzucenie wymaga powodu, a pytanie otwiera wątek z biurem przy tej fakturze.

Do ustalonego progu akceptuje wskazana osoba, powyżej progu i przy fakturach zagranicznych zarząd. W przykładzie (dane przykładowe) próg wynosi 5 000,00 zł brutto.

Faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) trafiają do rejestru jako pliki XML, które wgrywają Państwo albo przekazuje biuro. Faktury w PDF, także od zagranicznych dostawców, wgrywają Państwo do rejestru albo przesyłają e-mailem na adres szybkiej skrzynki spółki. Wszystkie przechodzą ten sam opis i akceptację. Zakres połączeń ustalamy przy wdrożeniu.

Faktura opłacona kartą firmową nie trafia do zobowiązań do zapłaty, a okres ujęcia kosztu ustala biuro.

Rejestr pokazuje datę, dostawcę, numer, źródło, kwotę brutto i termin, status opisu i akceptacji, status płatności oraz osoby, które opisały i zaakceptowały fakturę. Na górze widać, ile faktur czeka na opis, a ile na akceptację.

Faktura niezgodna z zapisanym zamówieniem czeka jako wstrzymana do korekty: nie można jej zaakceptować, a kwota sporna nie trafia do zobowiązań w module True:Flow.

Księgowa True Balance widzi dla każdej spółki i miesiąca faktury zaakceptowane, do opisu, do akceptacji, wstrzymane i odrzucone, z rolą osoby zamiast nazwiska i liczbą dni oczekiwania. Widok biura nie zawiera statystyk poszczególnych osób.

Paczka dla biura zawiera opis, kategorię z propozycją konta, informację, kto opisał i kto zaakceptował fakturę, oraz ślad sprawdzeń. Dekretację wpisuje biuro.