Systemy i procedury zamiast rozproszonych arkuszy i maili

Najpierw poznajemy procesy Państwa firmy, potem układamy procedury i narzędzia: szablony w Google Sheets, gotowe narzędzia bez programowania albo narzędzia budowane na miarę.

Umów rozmowę

Najpierw poznajemy procesy firmy

Wprowadzanie danych bywa najbardziej uciążliwą częścią pracy z księgowością. Zanim zaproponujemy narzędzie, sprawdzamy, jak firma pracuje dziś.

  • Bolączki

    Pytamy, co zajmuje najwięcej czasu, gdzie gubią się dokumenty i na co Państwo czekają.

  • Co powtarzalne

    Wyodrębniamy sprawy, które wracają co tydzień albo co miesiąc.

  • Co okazjonalne

    Osobno opisujemy sprawy rzadkie, żeby przy następnej okazji nie zaczynać od zera.

Tak zaczynamy też każdą współpracę księgową; opisujemy to na stronie Jak pracujemy.

Procedury i szablony w Google Sheets

Sprawy rozproszone dziś po plikach Excel i mailach porządkujemy w arkuszach Google Sheets z jasnym podziałem: kto co uzupełnia i do kiedy. Szablony arkuszy przygotowujemy sami, pod procedury ustalone z Państwem.

  • Lista na koniec miesiąca

    Lista dokumentów i terminów: kto i kiedy przekazuje co biuru.

  • Akceptacja faktur kosztowych

    Kto opisuje fakturę, kto ją zatwierdza i gdzie zapisuje decyzję.

  • Rejestry i zestawienia

    Arkusze, w których powtarzalne dane wpisuje się raz i w jednym układzie.

Narzędzie dobrane do procesu

Narzędzie dobieramy do procesu, nie odwrotnie: najprostsze, które wystarczy. Chodzi o narzędzia w Państwa firmie; księgi wszystkich klientów prowadzimy w jednym systemie księgowym biura.

  • Bez programowania (no-code)

    Gotowe narzędzia skonfigurowane bez programowania, gdy proces jest prosty i stabilny.

  • Z niewielką ilością kodu (low-code)

    Narzędzia z niewielką ilością kodu, gdy proces wymaga własnych reguł albo kilku kroków akceptacji.

  • Na miarę (programowanie)

    Narzędzie budowane od podstaw, gdy proces jest nietypowy i gotowe rozwiązania nie wystarczą.

Praca w chmurze

Pracę w chmurze traktujemy jako preferencję, nie warunek współpracy, i pomagamy ją wdrożyć.

Na co dzień pracujemy na Dysku Google i w Google Sheets: firma i biuro pracują na tych samych plikach, bez wysyłania kolejnych wersji mailem.

Jeśli Państwa firma pracuje na aplikacjach stacjonarnych, pomagamy wdrożyć pracę w chmurze: ustalamy kolejność (najpierw dokumenty, które krążą między firmą a biurem, potem pozostałe procesy), porządkujemy foldery i ustalamy uprawnienia, czyli kto w firmie i w biurze ma dostęp do których dokumentów.

Komu taki sposób pracy odpowiada, opisujemy na stronie Dla kogo pracujemy.

Procedury, które działają w platformie

W spółce, w której działa moduł Zamknięcie, co miesiąc widać, co biuro już ma i czego brakuje, a przypomnienia trafiają do właściwych osób przed terminem. W module Faktury fakturę opisuje osoba, która zamawiała, a zatwierdza ten, kto powinien, w telefonie.

Dokumenty trafiają do biura przez moduł Skrzynka: jeden przycisk w telefonie i jeden adres e-mail dla każdej spółki. Moduł Płatności daje przelewom z nieczytelnym tytułem zrozumiały opis i porównuje fakturę z zamówieniem.

Moduł Rozliczenia porównuje rozliczenia operatorów płatności, platform sprzedażowych, przewoźników i leasingodawców z umową lub cennikiem; weryfikator dla kolejnego podmiotu ustawiamy razem z Państwem przy wdrożeniu.

Moduły platformy są częścią obsługi księgowej True Balance. Platformę wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura. Zakres połączeń ustalamy przy wdrożeniu.

Wszystkie moduły opisujemy na stronie platformy Mój True Balance.

Porozmawiajmy o procesach w Państwa firmie

Opowiedzą nam Państwo, co dziś zajmuje najwięcej czasu, a my zaproponujemy procedury, narzędzia i wycenę.

Umów rozmowę