Polityka prywatności

[TREŚĆ WŁAŚCICIELA: pełny tekst polityki prywatności, bezosobowo, na podstawie inwentarza z sekcji 2 do 13]

Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych przez stronę truebalance.pl jest True Balance Accounting Sp. z o.o.

• Dane administratora: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: adres siedziby, KRS, NIP, adres e-mail w sprawach danych osobowych; informacja, czy wyznaczono inspektora ochrony danych]
• Co polityka podaje (T-91): tożsamość i dane kontaktowe administratora; dane kontaktowe inspektora ochrony danych, gdy go wyznaczono; cele i podstawę prawną przetwarzania; prawnie uzasadnione interesy przy podstawie z art. 6 ust. 1 lit. f; odbiorców albo ich kategorie; zamiar przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy; okres przechowywania; prawa osoby; prawo cofnięcia zgody; prawo skargi do organu nadzorczego; czy podanie danych jest wymogiem i jakie są skutki niepodania; zautomatyzowane podejmowanie decyzji (na stronie go nie ma).

Formularz kontaktowy

• Gdzie: strona Kontakt, formularz F3.
• Pola: imię, e-mail, telefon (opcjonalnie), nazwa spółki (opcjonalnie), temat (opcjonalnie), preferowany termin rozmowy (opcjonalnie), wiadomość (opcjonalnie), zgoda handlowa (opcjonalnie).
• Cel: odpowiedź na wiadomość i umówienie rozmowy o obsłudze.
• Podstawa (propozycja do weryfikacji, T-92): RODO art. 6 ust. 1 lit. f (odpowiedź na zgłoszenie i kontakt w sprawie współpracy z reprezentowaną spółką); lit. b tylko, gdy zgłaszający sam ma zostać stroną umowy. Nawias przy lit. f opisuje prawnie uzasadniony interes administratora (element z sekcji 2).
• Zapis: zgłoszenie zapisuje się w systemie zarządzania treścią strony razem z językiem strony; adres IP nie trafia do zgłoszenia.
• Ograniczenie wysyłek: adres IP przez krótki czas w pamięci serwera; cel: ochrona formularza przed nadużyciami (ograniczenie liczby wysyłek); podstawa (propozycja do weryfikacji, T-92): RODO art. 6 ust. 1 lit. f.
• E-maile: potwierdzenie do nadawcy i powiadomienie do biura z kompletem pól (odpowiedź na powiadomienie trafia do nadawcy); potwierdzenie ma osobny akapit o prawie sprzeciwu (sekcja 11).
• Podanie danych: dobrowolne; bez pól wymaganych (imię, e-mail) nie da się odpowiedzieć.

Formularz pokazu albo wdrożenia modułu

• Gdzie: strona Platforma (formularz F1, wybór modułu) i strony modułów (formularz F2, moduł strony w polu ukrytym albo wstępnie wybrany).
• Pola: imię, e-mail służbowy, firma, moduł, rodzaj zgłoszenia (pokaz albo wdrożenie), odpowiedź na pytanie „Czy prowadzimy już Państwa księgowość?” (tak, nie, rozważam zmianę biura), wiadomość (opcjonalnie), zgoda handlowa (opcjonalnie).
• Cel: kontakt w sprawie pokazu albo wdrożenia wybranego modułu; zestawienie liczby zgłoszeń w podziale na moduły, bez oceny osób.
• Podstawa (propozycja do weryfikacji, T-92): kontakt (jak w sekcji 3): RODO art. 6 ust. 1 lit. f (odpowiedź na zgłoszenie i kontakt w sprawie współpracy z reprezentowaną spółką); lit. b tylko, gdy zgłaszający sam ma zostać stroną umowy; miara popytu (zestawienie liczby zgłoszeń): lit. f.
• Zapis i e-maile: jak w sekcji 3, także ograniczenie wysyłek i akapit o prawie sprzeciwu w potwierdzeniu; potwierdzenie do nadawcy z nazwą modułu i rodzajem zgłoszenia, bez obietnicy terminu.
• Podanie danych: dobrowolne; bez pól wymaganych (imię, e-mail, firma, moduł, rodzaj, odpowiedź na pytanie o obsługę) nie da się obsłużyć zgłoszenia.

Platformę wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura. [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: gdzie opisujemy przetwarzanie danych w samej platformie, także przez dostawcę modelu AI (np. osobna informacja przekazywana przy wdrożeniu)]; ta polityka dotyczy strony.

Zgoda na informacje handlowe

• Forma: osobne pole wyboru w formularzach F1, F2 i F3, domyślnie niezaznaczone i niewymagane; wysłanie formularza nie zależy od zgody.
• Brzmienie: „Chcę otrzymywać e-mailem informacje handlowe True Balance o usługach biura i modułach platformy. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili.”
• Podstawa (T-92, T-93): zgoda osoby (RODO art. 6 ust. 1 lit. a); przesyłanie informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, za pomocą telekomunikacyjnych urządzeń końcowych wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398 ust. 1).
• Wycofanie (T-97): zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie; wycofanie musi być równie łatwe jak wyrażenie zgody; sposób: link rezygnacji w każdej wiadomości handlowej albo wiadomość na adres z sekcji 2.
• Forma wiadomości (T-90): każda wiadomość handlowa wyraźnie oznaczona jako informacja handlowa, z oznaczeniem nadawcy (True Balance Accounting Sp. z o.o.) i jego adresem elektronicznym.
• Wykazanie (T-98): administrator przechowuje informację o wyrażeniu zgody (zapis formularza z datą).

Analityka odwiedzin

• Działanie: skrypt analityki (Umami) ładuje się wyłącznie po zgodzie na kategorię „analityka” w banerze zgód; bez zgody strona nie wysyła danych do analityki; analityka liczy odsłony stron.
• Podstawa (T-92, T-94): zgoda (RODO art. 6 ust. 1 lit. a; Prawo komunikacji elektronicznej, art. 399).
• Zakres i okres: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: kto utrzymuje instancję analityki, zakres zbieranych danych i okres ich przechowywania]
• Zmiana wyboru: przycisk „Ustawienia zgód” w stopce; szczegóły w polityce cookies.

Rejestr decyzji o zgodach

• Dane: losowy identyfikator przeglądarki, decyzja (przyjęcie, odrzucenie, zmiana), kategorie zgód, wersja polityki, adres witryny, skrót adresu IP (kod HMAC, nie sam adres), data.
• Zapis zgody (T-98): cel: wykazanie, że osoba wyraziła zgodę; podstawa (propozycja do weryfikacji, T-92): RODO art. 6 ust. 1 lit. c albo f.
• Zapis odmowy i zmiany wyboru: cel: uszanowanie wyboru (strona nie pyta ponownie przed zmianą wersji polityki) i jego wykazanie; podstawa (propozycja do weryfikacji, T-92): RODO art. 6 ust. 1 lit. f, z opisem prawnie uzasadnionego interesu w sekcji 12.

Serwery i kopie bezpieczeństwa

• System strony: strona działa na instancji systemu zarządzania treścią, w której zapisują się zgłoszenia z formularzy i rejestr decyzji o zgodach.
• Kopie: baza danych i pliki strony mają kopie bezpieczeństwa.
• Podmioty: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: podmiot utrzymujący instancję systemu strony, dostawca hostingu i miejsce przetwarzania, logi serwera (czy zapisują adres IP, kto je przechowuje i jak długo), umowy powierzenia]

Odbiorcy danych

• Kategorie: podmiot utrzymujący system strony i serwery; dostawca hostingu; dostawca analityki, jeśli instancji nie utrzymuje True Balance (sekcja 6); dostawca poczty e-mail biura, który wysyła potwierdzenia i powiadomienia: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: nazwa dostawcy poczty e-mail biura i umowa powierzenia]; osoby upoważnione w True Balance.
• Poza Europejskim Obszarem Gospodarczym: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy (poczta e-mail, hosting) i na jakiej podstawie]

Okresy przechowywania danych

• Okresy: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: okresy przechowywania zgłoszeń z formularzy F1, F2, F3, kopii e-maili potwierdzeń i powiadomień w skrzynce biura, zgód handlowych, rejestru decyzji o zgodach, danych analityki, logów serwera i kopii bezpieczeństwa albo kryteria ich ustalania; czas przechowywania adresu IP w limicie wysyłek]

Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawa (T-91): dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych, cofnięcie zgody w dowolnym momencie, skarga do organu nadzorczego.
• Sprzeciw (T-99): sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby) i wobec marketingu bezpośredniego; informacja o tym prawie najpóźniej przy pierwszej komunikacji, wyraźnie i odrębnie od innych informacji: osobny akapit w e-mailu potwierdzenia zgłoszenia (S00); sposób: odpowiedź na ten e-mail albo wiadomość na adres z sekcji 2.
• Jak złożyć żądanie: wiadomość na adres z sekcji 2.

Podstawy przetwarzania

• Zasada (T-92): przetwarzanie jest zgodne z prawem tylko wtedy, gdy spełniona jest co najmniej jedna przesłanka z RODO art. 6 ust. 1, w tym zgoda (lit. a), niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, albo do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy (lit. b), obowiązek prawny (lit. c) albo prawnie uzasadniony interes administratora (lit. f).
• Wybór: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: wybór podstawy dla formularzy F1, F2, F3 i rejestru zgód oraz opis prawnie uzasadnionego interesu]

Wersja i zmiany polityki

• Wersja: każda wersja polityki ma numer; po zmianie wersji baner zgód pyta o zgodę ponownie.
• Data: [TREŚĆ WŁAŚCICIELA: numer wersji i data obowiązywania polityki]

Pliki zapisywane w przeglądarce opisuje polityka cookies; kontakt z biurem: Kontakt.