True:Inbox. Szybka skrzynka

Nie muszą Państwo pamiętać, dokąd wysłać paragon, fakturę z e-maila czy pismo: wystarczy jeden przycisk w telefonie albo adres e-mail spółki, a miejsce dokumentu podpowiada aplikacja i potwierdza człowiek. Moduł wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura.

Umów pokazZapytaj o wdrożenie
Ekran aplikacji na telefonie: asystent AI proponuje, której spółki i sprawy dotyczy pytanie do biura zadane głosem, a propozycję potwierdza człowiek
Dane przykładowe

Cztery dokumenty, każdy na swoim miejscu

True:Inbox to moduł platformy Mój True Balance do przesyłania dokumentów do biura: paragon, fakturę z e-maila, pismo albo pytanie przekazują Państwo jednym przyciskiem w telefonie albo na adres e-mail spółki, a aplikacja podpowiada, której spółki dotyczą i dokąd trafiają. W nagraniu (dane przykładowe) pracownica przekazuje na adres skrzynki spółki fakturę, o którą prosi biuro, księgowa w Państwa firmie potwierdza jej miejsce, wspólniczka fotografuje uchwałę fundacji, a prezes nagrywa pytanie do księgowej. Na końcu biuro widzi każdą pozycję we właściwej spółce.

Przebieg sceny

  1. e-mail na adres skrzynki spółki
  2. uchwała do dokumentów Fundacji
  3. pytanie do biura
Dane przykładowe

Co zyskują Państwo

  • Jeden przycisk, jeden adres

    nie trzeba pamiętać, gdzie co wpisać.

  • Propozycja do potwierdzenia

    spółkę, rodzaj i miejsce proponuje asystent AI, a zapis potwierdza człowiek.

  • Najpierw zapis, opis później

    dokument zapisuje się od razu, także bez zasięgu, a opis można dodać później.

  • Prośba do właściwej osoby

    prośba biura o dokument zamyka się po jego dostarczeniu.

  • Treść widzi autor

    treść pozycji z telefonu widzi tylko autor, dopóki jej nie potwierdzi.

Ekran „Czy to tu?” na telefonie: transkrypcja notatki głosowej prezesa o zaległej płatności odbiorcy i propozycja asystenta AI ze spółką, rodzajem, miejscem docelowym i uzasadnieniem
Dane przykładowe

Propozycja miejsca potwierdzana jednym stuknięciem

Asystent AI proponuje spółkę, rodzaj dokumentu i miejsce docelowe, a Państwo tylko potwierdzają; niepewne pola są wyróżnione.

Propozycja ma krótkie uzasadnienie i oznaczenie „propozycja asystenta AI”. Można ją potwierdzić, zmienić miejsce albo odłożyć pozycję na później. W przykładzie prezes nagrywa pytanie do księgowej o zaległą płatność odbiorcy, a aplikacja proponuje nowy wątek z biurem.

Dane przykładowe

Dokument złapany jednym przyciskiem

Przycisk „+” jest na każdym ekranie aplikacji: zdjęcie (także kilku stron), notatka głosowa, tekst albo plik. Pozycja zapisuje się od razu, bez wybierania modułu i spółki.

Najpierw łapią Państwo dokument (także bez zasięgu), a opis może poczekać; biuro widzi, co wpłynęło i dokąd trafiło, więc nie musi dopytywać e-mailem.

Moduł działa w telefonie i w przeglądarce: dokument z poczty albo galerii można przesłać do aplikacji True Balance z innej aplikacji, a w przeglądarce przeciągnąć plik do skrzynki.

Prośba biura o dokument na telefonie: faktura dostawcy reklamy za wrzesień 2026, kto prosi, termin, wątek i adres skrzynki Przykładowej Spółki z o.o. z przyciskiem kopiowania
Dane przykładowe

Każda spółka ma własny adres skrzynki

Fakturę z e-maila przekazuje się na adres skrzynki spółki w domenie platformy, a pozycja czeka na potwierdzenie osoby, która koordynuje skrzynkę. Faktury przysyłane e-mailem, na przykład od zagranicznego dostawcy reklamy, trafiają do biura tą samą drogą.

Skrzynka nie ma wglądu w skrzynki pocztowe pracowników: przyjmuje tylko to, co ktoś sam przekaże.

Prośba biura o dokument na telefonie: faktura dostawcy reklamy za wrzesień 2026, kto prosi, termin, wątek i adres skrzynki Przykładowej Spółki z o.o. z przyciskiem kopiowania
Dane przykładowe

Prośba biura trafia do właściwej osoby

Księgowa biura prosi o brakujący dokument, a adresat widzi, czego dotyczy prośba, kto prosi i do kiedy. Odpowiada zdjęciem, plikiem albo przekazaniem e-maila, a prośba zamyka się sama po rozłożeniu dokumentu.

W przykładzie (dane przykładowe) biuro prosi o wrześniową fakturę zagranicznego dostawcy reklamy na 1 250,00 EUR, a pracownica przekazuje ją e-mailem na adres skrzynki spółki.

Pozycja skrzynki w przeglądarce: faktura zagranicznego dostawcy reklamy przekazana e-mailem, odczyt obok dokumentu z wyróżnionymi do sprawdzenia polami okresu usługi i kwoty oraz propozycja asystenta AI z uzasadnieniem
Dane przykładowe

Odczyt obok dokumentu, niepewne pola wyróżnione

Pozycja z e-maila pokazuje odczyt (wystawca, nabywca, numer, data, okres usługi, kwota, zapłata) obok dokumentu i propozycję miejsca z uzasadnieniem. Pola odczytane z niepewnością mają oznaczenie do sprawdzenia, a okres ujęcia w księgach ustala biuro.

Skrzynki klienta w widoku biura: tabela pozycji z kanałem, osobą i datą, spółką, statusem i miejscem docelowym, w tym nadawca niezweryfikowany, zablokowany załącznik i uchwała fundacji rozłożona do dokumentów
Dane przykładowe

Wiadomości od nieznanych nadawców czekają w kwarantannie

E-mail od nadawcy spoza listy zaufanych trafia do kwarantanny, a plik wykonywalny, dokument z makrami albo zaszyfrowane archiwum dostaje stan zablokowanego załącznika. Przekazany e-mail ma oznaczenie, że nadawcy pierwotnego nie zweryfikowano.

Faktura w kwarantannie nie znika bez przeglądu: osoba koordynująca skrzynkę decyduje, co z nią zrobić.

Skrzynki klienta w widoku biura: tabela pozycji z kanałem, osobą i datą, spółką, statusem i miejscem docelowym, w tym nadawca niezweryfikowany, zablokowany załącznik i uchwała fundacji rozłożona do dokumentów
Dane przykładowe

Przy kilku spółkach dokument trafia do właściwej

Właściciel kilku podmiotów nie wybiera spółki przed wysłaniem: adres skrzynki, NIP nabywcy i treść dokumentu podpowiadają spółkę. W przykładzie zdjęcie uchwały zarządu fundacji rodzinnej trafia do dokumentów fundacji, a nie spółki.

Skrzynki klienta w widoku biura: tabela pozycji z kanałem, osobą i datą, spółką, statusem i miejscem docelowym, w tym nadawca niezweryfikowany, zablokowany załącznik i uchwała fundacji rozłożona do dokumentów
Dane przykładowe

Biuro widzi, co wpłynęło i dokąd trafiło

Księgowa biura widzi skrzynki spółek: kanał, kto i kiedy przekazał, spółkę, status i miejsce docelowe. Pozycje nierozłożone dłużej niż trzy dni robocze są wyróżnione, a pozycje z telefonu przed potwierdzeniem autora biuro widzi tylko jako licznik spółki.

Dla kogo jest szybka skrzynka

Prezes kilku spółek

wrzuca dokument albo pytanie bez wybierania spółki, a aplikacja podpowiada, której dotyczy.

Pracownik w terenie

łapie paragon albo dokument od razu, także bez zasięgu, i widzi, dokąd trafił.

Osoba koordynująca dokumenty w firmie

potwierdza pozycje z e-maili i wie, co już dotarło do biura.

True:Inbox w obsłudze biura

Moduły platformy są częścią obsługi księgowej True Balance. Moduł wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura.

W spółce, w której działa moduł, przy pełnej księgowości spółki z o.o. dokumenty miesiąca trafiają do biura jedną drogą, a biuro widzi, czego jeszcze brakuje. Kto potwierdza pozycje i które dokumenty idą do którego modułu, ustalamy z Państwem tak jak inne procedury w usłudze Systemy i automatyzacja.

Działa razem z

True:Inbox jest częścią platformy Mój True Balance: dokumenty trafiają do modułów włączonych w spółce, a pozostałe do dokumentów spółki. Na przykład umowa albo harmonogram leasingu trafia po potwierdzeniu do kontroli rozliczeń, gdy jest włączona.

Wszystkie moduły platformy

Pytania o szybką skrzynkę

Nie. Przyjmuje wyłącznie wiadomości, które ktoś sam przekaże na adres skrzynki spółki.

Umów pokaz albo zapytaj o wdrożenie

Moduł wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura. Pokaz prowadzimy na danych przykładowych.

Pokaz modułu: pokazujemy moduł na danych przykładowych. Rozmowa o wdrożeniu: rozmawiamy o uruchomieniu modułu w Państwa spółce.

Skontaktujemy się z Państwem, aby umówić pokaz albo omówić wdrożenie wybranego modułu. Administratorem danych jest True Balance Accounting Sp. z o.o. Szczegóły: polityka prywatności i Regulamin prezentacji oprogramowania True Balance oraz wdrożeń pilotażowych.