True:Cash. Gotówka pod kontrolą

Pracownik robi zdjęcie paragonu, a aplikacja zapisuje je od razu, także bez zasięgu, i potem odczytuje kwotę, sklep, datę oraz VAT. Pracownik zatwierdza wpis i poprawia tylko pola o niepewnym odczycie. Gdy ma jedną otwartą zaliczkę, jest ona już wybrana; zlecenie także, gdy pracownik zaczął pracę w module True:Time. Dane potrzebne księgowej są zwinięte, więc w terenie ekran pokazuje tylko to, co pracownik musi sprawdzić.

Osoba z kasą mówi do telefonu, komu, ile i po co przekazuje gotówkę, a moduł zamienia to zdanie we wpis z rozpoznanymi polami do sprawdzenia. Rodzaj operacji, którego nie da się jednoznacznie rozpoznać z nagrania, zawsze wybiera autor. Nagranie znika po zatwierdzeniu wpisu.

Gotówkę przekazaną z ręki do ręki odbiorca potwierdza w swoim telefonie, a saldo zmienia się dopiero po tym potwierdzeniu. Dzięki temu wiadomo, kto ma pieniądze. Gdy coś się nie zgadza, odbiorca zgłasza niezgodność albo wskazuje inny rodzaj operacji, a sprawa wraca do przekazującego.

Na budowie albo w piwnicy telefony nie potrzebują sieci. Przekazujący pokazuje kod QR albo sześć cyfr, odbiorca potwierdza je w swoim telefonie, a wpis czeka w kolejce obu urządzeń i trafia do rejestru, gdy sieć wróci.

W przeglądarce widać kasę biura firmy i gotówkę u poszczególnych osób: saldo, kwotę do zwrotu pracownikowi, datę, od której gotówka czeka na rozliczenie, i ostatnie przypomnienie. Imiona i salda osób widzi osoba rozliczająca gotówkę, a zarząd widzi sumy.

Rejestr pokazuje zdjęcie paragonu obok odczytanych pól, źródło wpisu (zdjęcie, głos, ręcznie, kod QR) i stan potwierdzenia. Potwierdzonego wpisu nikt nie nadpisuje: korekta powstaje jako nowa wersja z powodem, a autor wpisu ją widzi.

Gdy gotówka czeka na rozliczenie, moduł przypomina o niej najpierw pracownikowi, a po zapowiedzianym terminie jeden raz informuje przełożonego i osobę rozliczającą gotówkę. Pracownik widzi w telefonie, kto widzi jego saldo.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia czeka w module na zgodę pracodawcy, zanim przełożony ją wypłaci, a pracownik potwierdza jej odbiór. Informacja trafia do kadr i płac biura, a pracownik widzi kwotę w module True:Time. Sposób rozliczenia zaliczki w wypłacie ustalają kadry i płace biura.

Na koniec miesiąca moduł przygotowuje raport kasowy, dowody wpłaty i wypłaty (KP i KW) z numeracją, zestawienie rozliczeń zaliczek dla każdej osoby i listę oryginałów paragonów do segregatora. Paczkę (PDF i CSV) przekazują Państwo biuru jednym przyciskiem i widzą, kiedy biuro ją przyjęło. Zakres połączeń ustalamy przy wdrożeniu.

Kasy, osoby z kasą, terminy przypomnień i rozliczenia zaliczek oraz kategorie wydatków ustalają Państwo z księgowym True Balance przy wdrożeniu. Moduł ostrzega, gdy suma płatności gotówką za jedną transakcję z innym przedsiębiorcą przekracza 15 000 zł. Płatność związana z działalnością gospodarczą następuje przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Przy wdrożeniu przygotowujemy wzór aneksu do polityki rachunkowości o obiegu dowodów kasowych; politykę aktualizują Państwo przed startem modułu.

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna; stan prawny na dzień 2026-10-06.