True:Close. Zamknięcie miesiąca

Dla każdej spółki i miesiąca powstaje lista pozycji do przekazania biuru: co to jest, skąd pochodzi, kto za nią odpowiada, do kiedy i w jakim jest stanie. Dwa paski postępu pokazują osobno pozycje z bieżącego miesiąca i pozycje, które dochodzą po jego końcu.

Każda spółka ma własną listę, dopasowaną do modułów, które w niej działają. Termin przekazania wynika z umowy z biurem.

Raport kasowy z modułu True:Cash, czas pracy przekazany do płac z modułu True:Time, opisane płatności i zaakceptowane faktury zamykają swoje pozycje automatycznie, z datą. Gdy w module coś się zmieni, pozycja otwiera się ponownie, a pozycje ręczne potwierdza osoba, która za nie odpowiada.

Lista zbiera stan modułów włączonych w spółce; pozostałe pozycje zamyka się ręcznie.

Powiadomienie bez kwot i nazw kontrahentów dostaje osoba, która ma coś uzupełnić. Po otwarciu widzi, czego dotyczy prośba, do kiedy, kto prosi i kiedy informację dostanie koordynator w spółce.

Jednym ruchem dodaje zdjęcie, plik albo przekazuje e-mail na adres skrzynki spółki, od razu z kontekstem pozycji. Gdy dokument trafi na miejsce, pozycja zamyka się sama, a licznik listy rośnie.

W telefonie pracownik widzi wyłącznie swoje pozycje, kto o nie prosi i do kiedy. Każda pozycja ma jedno działanie, które prowadzi do właściwego miejsca: dodania dokumentu, opisu, akceptacji albo rozliczenia gotówki.

Prezes dostaje przypomnienia tylko o swoich pozycjach, a postęp całej spółki ogląda w podglądzie.

Gdy pozycje z bieżącego miesiąca są gotowe, koordynator przekazuje miesiąc biuru jednym przyciskiem. Podsumowanie zawiera zamknięte pozycje, pozycje przeniesione z uzasadnieniem, dane, które dojdą po końcu miesiąca, i informacje na kolejny miesiąc; zestawienie można pobrać jako PDF.

Wyciągi z rachunku i karty oraz rozliczenia sprzedaży zamyka import po końcu miesiąca; do tego czasu miesiąc ma stan „przyjęte, czeka na wyciąg”. Zakres połączeń ustalamy przy wdrożeniu.

Księgowa True Balance widzi dla każdej spółki postęp, termin, liczbę dni do terminu i stan miesiąca. Prośbę o brakujący dokument dodaje bez maila, a jednym przyciskiem potwierdza przyjęcie dokumentów, gotówki, płatności i faktur kosztowych.

Prezes podgląda postęp wszystkich spółek, przełożony otwarte pozycje swoich ludzi, a miesiąc przekazuje wyłącznie koordynator. Lista nie ocenia osób i nie liczy terminowości poszczególnych pracowników.

Właściciela pozycji wskazuje reguła ustawiona przez człowieka albo przypisanie ręczne, nigdy AI.

Przy wdrożeniu modułu zapisujemy z Państwem szablon listy: pozycje, osoby odpowiedzialne i terminy wynikające z umowy z biurem. Dotychczasową listę z arkusza można zaimportować, a aktualną procedurę pobrać jako arkusz (CSV albo XLSX).

Zmianę szablonu zatwierdza zarząd spółki, a lista zapisuje ją jako nową wersję z datą.