Niewypłacona pensja prezesa bez etatu nie obniża podatku

Rozjazd (na 31.12.2026: saldo konta minus zysk w księgach, niewypłacone wynagrodzenie): 300 000 zł, czyli 7,5 % przychodu (4 000 000 zł).

Założenia: stan konta na start 0 zł; tabela pokazuje wynik 2026 r. i wypłatę wynagrodzenia za 2026 r. (pozostałe zdarzenia 2027 r. pomijamy); poza wynagrodzeniem prezesa zysk w księgach = dochód do opodatkowania; wypłata 300 000 zł brutto obejmuje potrącane z niej podatek i składkę zdrowotną prezesa; termin wypłaty (luty następnego roku) wynika z uchwały i jest założeniem przykładu; CIT 9 % (mały podatnik: sprzedaż brutto roku poprzedniego ≤ równowartości 2 mln euro; przychód roku ≤ równowartości 2 mln euro; brak wyłączeń z art. 19 ust. 1a–1c ustawy o CIT, w 2026 i w 2027 r.); spółka rozlicza CIT na zasadach ogólnych: nie wybrała ryczałtu od dochodów spółek (rozdział 6b ustawy o CIT); termin CIT: koniec trzeciego miesiąca następnego roku (31.03.2027: środa, 31.03.2028: piątek); zaokrąglenie do pełnych złotych.

Uproszczenia: pomijamy zaliczki na CIT w trakcie roku (liczy się je domyślnie stawką 19 %, a stawką 9 % tylko z wyboru małego podatnika, art. 25 ust. 1f–1g ustawy o CIT; zaliczki zmieniają rozkład wpłat w czasie, a nie podatek za rok, bo zeznanie rozlicza je z podatkiem należnym), VAT, pozostałe zdarzenia 2027 r. oraz to, że podatek i składkę prezesa spółka przelewa kilka tygodni po wypłacie (razem z konta schodzi te same 300 000 zł): żadne nie odwraca wniosku, bo różnica wynika wyłącznie z momentu wypłaty; łączny koszt podatkowy za oba lata jest taki sam, zmienia się tylko rok, w którym obniża on CIT.

Fachowo

Księgi ujmują koszty w roku, którego dotyczą, niezależnie od terminu zapłaty: to zasada memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości); wynagrodzenie prezesa za 2026 r. obniża więc zysk 2026 r. W podatku niewypłacone należności z tytułów wymienionych m.in. w art. 13 pkt 7–9 ustawy o PIT (wynagrodzenie członka zarządu bez umowy o pracę (powołanie, uchwała), zlecenie, kontrakt menedżerski) nie są kosztem uzyskania przychodów, dopóki nie zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT). Inaczej jest z pensją z umowy o pracę: wypłacona w terminie jest kosztem miesiąca, za który jest należna (art. 15 ust. 4g), więc tego rozjazdu nie tworzy. Mechanizm przesuwa koszt podatkowy w czasie: w roku naliczenia zysk w księgach jest niższy niż podstawa CIT, w roku wypłaty odwrotnie; suma za oba lata się nie zmienia. Stawka 9 % wymaga statusu małego podatnika.

Podstawa prawna

• Niewypłacone wynagrodzenia z tytułów z art. 12 ust. 1 i 6 oraz art. 13 pkt 2 i 4–9 ustawy o PIT (m.in. członkowie zarządu bez umowy o pracę, kontrakty menedżerskie, zleceniobiorcy) nie są kosztem podatkowym, dopóki nie zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 16 ust. 1 pkt 57, tekst ustawy
• Wynagrodzenie członka zarządu otrzymywane za pełnienie funkcji bez umowy o pracę (powołanie, uchwała) to przychód z art. 13 pkt 7 ustawy o PIT, objęty art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT; członek zarządu na umowie o pracę ma przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) i jego pensja podlega art. 15 ust. 4g ustawy o CIT: ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 592, art. 13 pkt 7 (także pkt 8–9), art. 12 ust. 1, tekst ustawy
• Pensja ze stosunku pracy jest kosztem w miesiącu, za który jest należna, pod warunkiem wypłaty w terminie; przy uchybieniu terminowi stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 15 ust. 4g, tekst ustawy
• W księgach rachunkowych koszt ujmuje się w roku obrotowym, którego dotyczy, niezależnie od terminu zapłaty: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522, art. 6 ust. 1, tekst ustawy
• Stawka 9 % CIT wymaga przychodu w roku ≤ równowartości 2 mln euro, statusu małego podatnika i braku wyłączeń z art. 19 ust. 1a–1c: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 19 ust. 1 pkt 2, ust. 1a–1e; art. 4a pkt 10, tekst ustawy
• Zaliczki na CIT wpłaca się w trakcie roku (co do zasady co miesiąc, do 20. dnia następnego miesiąca); spółka płacąca CIT według stawki 9 % liczy zaliczki domyślnie stawką 19 %, a stawką 9 % tylko wtedy, gdy jako mały podatnik tak wybierze, za miesiące, w których jej przychody od początku roku nie przekroczyły równowartości 2 mln euro: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 25 ust. 1, 1a, 1f i 1g (ust. 1f i 1g w brzmieniu nadanym przez Dz.U. 2025 poz. 1658 od 2026-01-01), tekst ustawy
• Zeznanie CIT składa się do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie wpłaca podatek należny albo różnicę ponad zapłacone zaliczki (terminy 31.03.2027 i 31.03.2028): ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 27 ust. 1, tekst ustawy
• Przykład zakłada CIT na zasadach ogólnych: spółka, która wybrała ryczałt od dochodów spółek, płaci podatek (10 % albo 20 %) m.in. od zysku przeznaczonego do wypłaty wspólnikom i od ukrytych zysków, zamiast od dochodu obliczanego za każdy rok: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, rozdział 6b, art. 28m ust. 1 i art. 28o ust. 1, tekst ustawy

Jak True Balance pomaga

Biuro prowadzi pełną księgowość spółki oraz płace zarządu i zleceniobiorców; w zestawieniu dla zarządu naliczone, a niewypłacone wynagrodzenia z powołania i ze zleceń są pokazane osobno, z informacją, w którym roku wpłyną na podatek. Moduł planowania cashflow pokazuje, kiedy te kwoty zejdą z konta.

Więcej o usłudze: Pełna księgowość sp. z o.o., Kadry i płace.

Więcej: True:Flow. Moduł wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura.

Zastrzeżenie

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna; przykłady na danych fikcyjnych; stan prawny na dzień 2026-09-27.