Przybywa zaległych urlopów: zysk spada, podatek nie

Rozjazd (31.12.2026: saldo konta minus zysk w księgach, koszt urlopów bez przelewu): 150 000 zł, czyli 3,0 % przychodu (5 000 000 zł).

Założenia: stan konta na 1.01.2026 = 0 zł; kolumna „Na koncie” obejmuje wpływy i wydatki 2026 r. oraz zapłatę CIT za 2026 r. w 2027 r.: pozostałe wpływy i wydatki 2027 r. (sprzedaż, pensje) pomijamy, więc saldo w wierszu 2027 = 600 000 − 54 000 = 546 000 zł; na 31.12.2025 spółka nie miała zaległych urlopów (ta pozycja w księgach wynosiła 0 zł), więc cały koszt 150 000 zł obciąża wynik 2026 r.; 500 zł za dzień to założenie przykładu (sposób wyceny zależy od przyjętych zasad rachunkowości); kwota jest istotna, więc spółka ją ujmuje; poza urlopami zysk w księgach = dochód do opodatkowania; tabela pokazuje zysk przed opodatkowaniem; CIT 9 % (mały podatnik: sprzedaż brutto roku poprzedniego ≤ równowartości 2 mln euro; przychód roku ≤ równowartości 2 mln euro; brak wyłączeń z art. 19 ust. 1a–1c ustawy o CIT, w 2026 i w 2027 r.); spółka rozlicza CIT na zasadach ogólnych: nie wybrała ryczałtu od dochodów spółek (rozdział 6b ustawy o CIT); w tabeli CIT za rok schodzi z konta w całości w terminie zeznania: do 31.03.2027 (środa) i do 31.03.2028 (piątek): zaliczki pomijamy (zob. Uproszczenia); zaokrąglenie do pełnych złotych.

Uproszczenia: przyjmujemy, że na 31.12.2027 nie zostają żadne niewykorzystane urlopy: w spółce, która ujmuje ten koszt co roku, wynik obciąża tylko zmiana stanu: przy stałej liczbie zaległych dni efekt roczny jest bliski zera, a rozjazd powstaje, gdy zaległych dni przybywa (jak w przykładzie); pomijamy zaliczki na CIT: w rzeczywistości spółka płaci podatek w ciągu roku w zaliczkach do 20. dnia następnego miesiąca (liczonych domyślnie stawką 19 %, a stawką 9 % tylko wtedy, gdy mały podatnik z tego skorzysta, art. 25 ust. 1f–1g ustawy o CIT), a w zeznaniu rozlicza różnicę; część CIT za 2026 r. zeszłaby wtedy z konta jeszcze w 2026 r., ale podatek za rok (54 000 zł) się nie zmienia, a rozjazd liczymy przed podatkiem; pomijamy też podatek odroczony w księgach (tabela pokazuje zysk przed opodatkowaniem) i ekwiwalent pieniężny dla pracownika, który odchodzi z niewykorzystanym urlopem: żadne nie odwraca wniosku, bo CIT za 2026 r. liczy się bez tego kosztu niezależnie od tego, kiedy zostanie wpłacony i jak zaległy urlop zostanie później rozliczony.

Fachowo

Przyszłe świadczenia na rzecz pracowników związane z bieżącą pracą spółki (w praktyce m.in. za niewykorzystane urlopy) ujmuje się w kosztach bieżącego roku jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, wykazywane w bilansie jako rezerwy na zobowiązania (art. 39 ust. 2 pkt 2 i ust. 2a ustawy o rachunkowości). Jednostki mikro i małe mogą ich nie tworzyć, ale zwolnienie nie obejmuje spółek kapitałowych (art. 39 ust. 6 i ust. 7 pkt 2): sp. z o.o. ujmuje je w granicach istotności (art. 4 ust. 4 i 4a). Wynik roku obciąża przyrost ich stanu. W podatku dzień ujęcia takiego kosztu w księgach nie jest dniem poniesienia kosztu (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT), niewypłacone należności ze stosunku pracy nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 57), a rezerwy utworzone według ustawy o rachunkowości nie są nim co do zasady (art. 16 ust. 1 pkt 27). Kosztem podatkowym jest dopiero wynagrodzenie za dni urlopu w kolejnym roku. Niższy zysk w księgach oznacza też niższą kwotę, którą wspólnicy mogą podzielić (art. 192 Kodeksu spółek handlowych).

Podstawa prawna

• Utworzenie biernego rozliczenia (rezerwy) na urlopy nie jest kosztem podatkowym: dzień jego ujęcia w księgach nie jest dniem poniesienia kosztu, a niewypłacone należności ze stosunku pracy nie są kosztem; rezerwy utworzone według ustawy o rachunkowości nie są kosztem: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 15 ust. 4e; art. 16 ust. 1 pkt 57; art. 16 ust. 1 pkt 27, tekst ustawy
• Przyszłe świadczenia na rzecz pracowników związane z bieżącą pracą spółki ujmuje się jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów (koszt bieżącego okresu bez zapłaty), wykazywane w bilansie jako rezerwy na zobowiązania; wynik roku obciąża przyrost ich stanu: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522, art. 39 ust. 2 pkt 2 i ust. 2a, tekst ustawy
• Zwolnienie jednostek mikro i małych z tworzenia tych rozliczeń nie dotyczy spółek kapitałowych: sp. z o.o. je tworzy (w granicach istotności): ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, t.j. Dz.U. 2026 poz. 522, art. 39 ust. 6 i ust. 7 pkt 2; art. 4 ust. 4 i 4a, tekst ustawy
• Do podziału między wspólników można przeznaczyć najwyżej zysk za ostatni rok obrotowy (powiększony o niepodzielone zyski i kapitały z zysku, pomniejszony o niepokryte straty): niższy zysk w księgach zmniejsza więc możliwą dywidendę, choć pieniądze są na koncie: ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, t.j. Dz.U. 2024 poz. 18, art. 192, tekst ustawy
• Niewykorzystany urlop zamienia się w pieniądze przy rozwiązaniu stosunku pracy (ekwiwalent): to przyszłe świadczenie na rzecz pracownika: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245, art. 171 § 1, tekst ustawy
• Podatek za rok płaci się w zaliczkach w ciągu roku (miesięcznych do 20. dnia następnego miesiąca); zaliczki liczy się domyślnie stawką 19 %, a stawką 9 % tylko wtedy, gdy mały podatnik z tego skorzysta, za miesiące (kwartały), w których jego przychód od początku roku nie przekroczył równowartości 2 mln euro: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 25 ust. 1, 1a, 1f i 1g (ust. 1f i 1g w brzmieniu nadanym przez Dz.U. 2025 poz. 1658 od 2026-01-01), tekst ustawy
• Zeznanie CIT składa się do końca trzeciego miesiąca roku następnego i w tym terminie wpłaca podatek należny albo różnicę ponad zapłacone zaliczki: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 27 ust. 1, tekst ustawy
• Zysk sp. z o.o. rozliczającej CIT na zasadach ogólnych (bez ryczałtu od dochodów spółek, który spółka spełniająca warunki ustawy może wybrać) opodatkowuje CIT: 19 %, a 9 % tylko przy przychodach roku do równowartości 2 mln euro, statusie małego podatnika (sprzedaż z VAT w poprzednim roku do równowartości 2 mln euro) i braku wyłączeń z art. 19 ust. 1a–1c: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. 2026 poz. 554, art. 19 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 1a–1e; art. 4a pkt 10; rozdział 6b (art. 28c–28t), w tym art. 28j ust. 1, tekst ustawy

Jak True Balance pomaga

W ramach kadr i płac biuro na koniec roku zestawia niewykorzystane dni urlopu każdego pracownika i ich wartość z narzutami; w pełnej księgowości ujmuje ją jako koszt roku, a w rozliczeniu CIT nie. Przed decyzją o podziale zysku platforma klienta pokazuje obok siebie zysk z ksiąg i kwotę, od której liczony jest podatek.

Więcej o usłudze: Kadry i płace.

Więcej: Mój True Balance: platforma klienta. Platformę wdrażamy dla ograniczonej puli klientów biura.

Zastrzeżenie

Materiał informacyjny, nie porada podatkowa ani prawna; przykłady na danych fikcyjnych; stan prawny na dzień 2026-09-27.